○みやま市文書管理規程
平成19年1月29日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の受領及び配布(第11条―第14条)
第3章 文書の作成(第15条―第20条)
第4章 文書の施行(第21条―第26条)
第5章 文書の整理、保管及び保存(第27条―第37条)
第6章 文書の廃棄(第38条―第40条)
第7章 雑則(第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、みやま市における文書事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 課の職員は、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(1) 文書 市において取り扱うすべての書類及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 課 みやま市行政組織規則(平成19年みやま市規則第5号)第2条に規定する課、支所、センター及び所をいう。
(3) 保管 文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を分類し、課の事務室及び保管庫等に整理しておくことをいう。
(4) 保存 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が、文書の主管課から引き継いだ完結文書を、書庫等の定められた場所において整理し、別に定める期間収納しておくことをいう。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次に掲げるとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 地方自治法の規定に基づき、市長若しくは法令による市の執行機関が、その権限に属する事務に関し制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 庁内一般又は特定の課若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき命令するもので例規となるもの
イ 内訓 アに準ずるもので例規とならないもの
ウ 達 一般又は特定のものに対して、指示又は命令するもの
(3) 公示文書
ア 告示 一定の事項を権限又は法令に基づいて公式に広く一般に対して公示するもの
イ 公告 一定の事項を広く一般又は個人に対して周知させるため公示するもの
(4) 一般文書
ア 庁内文書 本市の機関相互間において収発する一般文書
イ 庁外文書 ア以外の一般文書
(文書事務の管理統括)
第5条 文書事務の管理統括は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において行う。
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は、文書の管理を統括し、必要に応じて文書事務の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき主管課長に対し、必要な措置を求めることができる。
(課長の職務)
第7条 課長は、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指導監督しなければならない。
(文書担当者)
第8条 課又は係における文書事務を適正かつ円滑に行うため、課又は係に文書担当者を置く。
2 文書担当者は、職員のうちから課長が指名し、その命を受け、次の事務を処理する。
(1) 文書の受領、収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書の管理及び処理に関すること。
(文書整理簿の作成)
第9条 文書担当者は、次に掲げる文書を除き、文書の収受若しくは発送をするとき、又は起案文書を課長へ回付するに当たり、当該文書を文書番号順に整理の上、その題名、分類番号及び保存期間等を記載した文書整理簿を会計年度ごとに作成しなければならない。
(1) 市の機関内部における調査検討若しくは協議のために作成され、又は作成した庁内文書(許可、認可、承認その他の行政処分に関する文書以外のもの)
(2) 軽易な内容と判断できる庁外往復文書
(文書の記号及び番号)
第10条 文書の番号は、次の表に掲げる区分によってそれぞれ追番号をもって記入しなければならない。ただし、往復文書は同一番号を用いる。
文書の区分 | ファイル等名 | 番号記入基準 |
法規文書 | 法規番号簿 | 暦年 |
令達文書 | 令達文書番号簿 | 暦年 |
公示文書 | 公示文書番号簿 | 暦年 |
工事関係文書 | 起工番号整理簿 | 会計年度 |
一般文書 | 文書整理簿 | 会計年度 |
第2章 文書の受領及び配布
(到着文書の取扱い)
第11条 到着した文書については、総務課において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 受領した文書は、直ちに総務課文書連絡箱の区分に従って仕分けし、各課に配布のこと。
(3) 2つ以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布すること。
2 郵便料金の未払又は不足の郵便物は、総務課長が公用に関するものと認めるものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、受領するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、総務課を経由することなく直接受領した文書は、各課において直接収受するものとする。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第12条 勤務時間外に到着した文書は、宿直室において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 受領した文書は、散逸しないように一括保管し、勤務時間になって速やかに総務課に引き継ぐこと。
(2) 緊急の処理が必要と認められるものは、総務課長に連絡し、その指示を受けること。
(文書の返付)
第13条 文書担当者は、配布を受けた文書でその主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課へ返付し、又は当該文書の主管課へ転送しなければならない。
(主管課における文書の収受及び処理)
第14条 各課においては、配布を受けた文書を、次に定めるところにより処理しなければならない。
(2) 課長は、前号の規定により回付された文書を直ちに審査すること。この場合において、文書分類印の内容が適切であると認めるものについては処理印の所定欄に押印し、自ら処理するもののほか担当者に配布して処理させ、文書分類印の内容が適切でないと判断したものについては文書担当者に適切な記載について指示する。
(3) 文書担当者は、文書の回付を受け、その文書に係る処理が終わり次第、処理印の所定欄に課長印等が押印されていることを確認したうえで、当該文書を適切なファイルにとじ込むこと。
(4) 課長は、受領した文書につき課で処理するのに必要な要件を備えていないと判断したものについては、直ちに口頭又は文書により、その旨を該当文書の発信者に通知し、返却すること。
第3章 文書の作成
(起案)
第15条 文書の起案は、起案用紙(様式第7号)を使用し、次に定めるところにより作成及び処理しなければならない。
(1) 起案文書には、起案の理由を簡明に記載し、関係法規その他参考となる事項を付記し、関係文書、参考資料等を添付すること。
(2) 起案文書の担当者は、当該文書について文書整理簿に必要事項を記載して管理するとともに、当該文書の所定欄に必要事項を記載すること。
(3) 起案文書に付する文書番号は、一般文書に用いる追番号を使用すること。
(4) 起案文書は、担当者が作成した後、主管課長へ回付し、決裁を受けること。この場合において、課長は、文書分類印の内容が適切でないと判断したものについて担当者に適切な記載について指示する。
(5) 起案文書の担当者は、起案文書が返付され、その文書に係る処理が終わり次第、処理印の所定欄に課長印等が押印されていることを確認したうえで、当該文書を適切なファイルにとじ込むこと。
(回議)
第16条 起案文書は、起案者又は内容を説明できる者が回議しなければならない。
(決裁)
第17条 起案文書は、みやま市事務決裁規程(平成19年みやま市訓令第3号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。
(合議)
第18条 2つ以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。
2 合議を受けた文書について意見が合わないときは、上司の指示を受けなければならない。
(文書の審査)
第19条 議案、条例、規則及び規程並びに重要な告示、公告等の文書は、総務課長の審査を受けなければならない。
2 審査後に事案が変更されたときにおいては、再度前項の審査を受けなければならない。
(起案文書の廃案等)
第20条 起案文書が決裁に至る途中で廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、当該起案文書の上部欄外に朱書きで「廃案」又は「要旨変更」と表示し、起案者又はその上司は関係職員にその旨を連絡しなければならない。
2 起案文書について、決裁後その施行前に廃案又は要旨変更の必要が生じたときは、その旨を当該文書に係る文書整理簿に記載し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 起案文書を廃案とする場合は、当該文書を廃案とする理由を付した起案文書を新たに作成し、廃案とする起案文書を添えて決裁を受ける。
(2) 起案文書の要旨を変更する場合は、当該文書の要旨を変更する理由を付した起案文書を新たに作成し、要旨変更する起案文書を添えて決裁を受ける。
第4章 文書の施行
(文書の浄書)
第21条 決裁が終わった文書で発送を必要とするものは、主管課において浄書照合しなければならない。
(公印の使用)
第22条 浄書した文書には、みやま市公印規則(平成19年みやま市規則第11号)の定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契印の押印を省略することができる。
(1) 第9条各号に掲げる文書
(2) 前号に掲げるもののほか、公印を省略することが適当であると認められる文書
(文書の発送)
第23条 文書の発送は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により総務課で行う。ただし、郵便又は信書便以外の方法により発送する場合、緊急を要する場合及び勤務時間外等やむを得ない場合は、総務課長の承認を受け、主管課において取り扱うことができる。
2 文書の発送は、次に定めるところにより行う。
(1) 郵送を要する文書は、郵便差出票(様式第8号)に必要事項を記載し、特段の事情がある場合を除き、午後3時30分までに総務課の文書発送箱に投函するものとする。
(2) 書留及び配達証明等の特殊郵便を発送する際は、特殊郵便物等整理簿に所要事項を記載するものとする。
(3) 午後3時30分以降の投函又は緊急を要するために総務課を経由せずに発送する郵便物については、郵便切手使用簿(様式第9号)に必要事項を記載し、適宜発送する。
3 総務課において郵送する場合は、料金後納郵便差出票に必要事項を記載し、即日発送する。
4 庁内文書は、総務課文書連絡箱を利用して配布する。ただし、重要機密文書、緊急を要する文書及び主管課で直接配布することが適当な文書は主管課において配布するものとする。
(文書の発信者名義等)
第24条 文書の発信者名義は、市長、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。
2 印影印刷用公印の印影を使用する文書等については、前項の規定にかかわらず、職名のみによることができる。
(機密を要する発送文書)
第25条 発送文書で機密扱いを要する重要なもの又は親展の取扱いを必要とするものは、その文書及び封筒に朱色で「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。
(文書の施行等)
第26条 文書担当者は、決裁が終わった文書で施行等を要するものについて、これを適正に処理し、施行又は発送を終わった文書の原議には、施行年月日を記入しなければならない。
第5章 文書の整理、保管及び保存
(文書整理の原則)
第27条 文書は常に整理し、重要なものは天災事変等発生の際にも速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。
(文書分類表の作成)
第28条 総務課長は、別に定める文書の分類に従い、分類項目ごとのファイル名及び保存期間等を記載した文書分類表を作成しなければならない。
(ファイル基準表の作成)
第29条 課においては、文書の分類整理、保管及び保存等を適切に行うため、前条に規定する文書分類表に基づきファイル基準表を年度当初に作成しなければならない。
2 文書担当者は、年度中途において新たにファイルを作成する必要が生じたときは、速やかに総務課に届け出なければならない。
(未完結文書の整理)
第30条 事務処理が完結していない文書は、当該文書の担当者の責任において、一定の場所に整理保管しなければならない。
(完結文書の整理)
第31条 完結文書は、指定のファイル(様式第10号)にとじ込み、一定の場所に整理保管しなければならない。
2 完結文書は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに整理し、保管しなければならない。ただし、会計年度ごとに整理することが適当でないものは暦年ごとに保管することができる。
3 第1項の規定による整理保管が困難な完結文書については、他の適当な方法で整理し、指定ファイル以外のものにとじ込んで保管することができる。この場合においては、当該文書をとじ込む簿冊等に、指定ファイルの表紙に表示すべき項目と同一内容の項目をその表紙に記載しなければならない。
4 主管課長は、完結文書のうち将来において歴史的又は文化的価値が生じると認められるものを選別し、当該文書を作成した年度末までに、指定ファイルの背表紙及びファイル基準表にその旨表記するものとする。
5 前項の規定により選別した文書のうち、同一案件のものについては、総務課長が別に定める方法により、当該案件に係る文書ごとに一体的に整理し、保管するものとする。
(保管期間)
第32条 課の職員が当該課で保管している完結文書(以下「保管文書」という。)の保管期間は、当該文書に係る事務処理が完結した年度の翌年度末までとする。
2 前項の規定にかかわらず、閲覧利用の頻度が高い文書又は機密扱いを要する重要な文書は、必要な期間保管することができる。
(秘密文書等の整理及び保管)
第33条 秘密文書は、指定ファイルの表紙及び背表紙に「秘」の表示を朱書きするものとし、部分秘・時限秘の文書については、その範囲又は期間を明記しておかなければならない。
(保存期間)
第34条 完結文書の保存期間の種別は、30年保存、10年保存、5年保存、3年保存、1年保存及び随時廃棄とする。
2 前項の規定にかかわらず、主管課長が特に必要と認めるときは、総務課長と協議の上、保存期間の種別を新たに設定することができる。
(保存期間の起算日)
第35条 完結文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年ごとに整理して保存する文書については、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
(完結文書の引継ぎ)
第36条 主管課長は、保管期間の終了した完結文書(以下「保存文書」という。)を翌会計年度の8月31日までに総務課長に引き継がなければならない。
2 前項に規定する保存文書の引継ぎは、次の方法で行うものとする。
(1) 保存文書は、総務課長の指示に従い、分類記号順、作成年度順に書庫内の指定する場所に保存する。
(2) 図面、カード等製本に適さない文書は、指定された保存箱に保存する。この場合においては、当該文書を収納した保存箱に、指定ファイルの表紙に表示すべき項目と同一内容の項目を記載する。
(文書の利用)
第37条 保管文書の利用については、次に定めるところにより行う。
(1) 保管文書は、当該文書がとじ込まれている指定ファイルごと持ち出して利用するものとする。
(2) 前号の規定により持ち出した指定ファイルは、退庁時までには元の位置に返しておくものとする。
(3) 当該課以外の課の職員から利用の申出があったときは、当該課の文書担当者はその理由等を確認し、保管文書を利用させることができる。
2 保存文書の利用については、次に定めるところにより行う。
(1) 総務課長の指示に従い、貸出記録簿(様式第11号)に必要事項を記載の上、利用するものとする。
(2) 文書がとじ込まれている指定ファイルごと持ち出すものとし、当該ファイルは、退庁時までには元の位置に返しておくものとする。
(3) 利用中の保存文書は、いかなる理由があっても転貸、抜取り、取替え、書換え等をしてはならない。
3 職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、保管文書については主管課長の、保存文書については総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。
第6章 文書の廃棄
(文書の廃棄)
第38条 主管課長は、保存期間を経過した保管文書を廃棄する場合は、総務課長に通知して廃棄しなければならない。
2 総務課長は、保存期間を経過した保存文書を廃棄する場合は、主管課長に通知して廃棄しなければならない。
3 保存文書について、当該文書の内容に係る事案の完了又は破損等により、これ以上保存することが適当でないと認められる場合は、総務課長と主管課長が協議の上、当該文書を廃棄することができる。
4 保存期間が経過した文書で主管課長が引き続き保存する必要があると認めるものは、総務課長と協議の上、必要な期間延長して保存することができる。この場合において、当該文書に係る指定ファイル、ファイル基準表及び文書分類表に変更後の保存期間等を記載するものとする。
(歴史的価値のある文書の選別)
第39条 総務課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的又は文化的価値があると認められるものについては、主管課長と協議の上、該当する文書を選別し、資料として別途保存するものとする。
2 総務課長は、前項の規定により別途保存した文書のうち必要と認めるものについて、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。
(廃棄上の注意)
第40条 廃棄する文書で機密扱いを要する重要なもの、印影など他に悪用のおそれがあるものその他個人情報が含まれているものは、溶解、裁断又は焼却等の方法で処分しなければならない。
第7章 雑則
(その他)
第41条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成19年1月29日から施行する。
附 則(平成19年3月29日訓令第33号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年10月1日訓令第38号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成22年3月1日訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 改正後のみやま市文書管理規程の規定は、この訓令の施行の日以後に収受し、又は作成した文書について適用し、施行の日前に収受し、又は作成した文書の取扱いについては、なお従前の例による。
3 前項の規定にかかわらず、改正前のみやま市文書管理規程第35条の規定によりその保存期間を永年とされた文書の施行日以後における保存期間については、当該文書の従前の保存期間の始期において30年と定められたものとみなす。
4 前2項に定めるもののほか、この訓令の施行に伴い必要な経過措置は、総務部総務課長が別に定める。
附 則(平成25年4月1日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成25年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 改正後のみやま市文書管理規程の規定は、この訓令の施行日以後に収受し、又は作成した文書について適用し、施行日前に収受し、又は作成した文書の取扱いについては、なお従前の例による。
3 前項に定めるもののほか、この訓令の施行に伴い必要な経過措置は、総務部総務課長が別に定める。
附 則(平成26年3月24日訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
